Breukelen, 8 november 2017. Xerox heeft succesvol een digitale workflow voor gespreksverslagen van verzekeringsadviseur Meeùs geïmplementeerd. De oplossing zorgt voor efficiëntere processen, verbeterde klantcommunicatie en documentatie van informatie-uitwisseling volgens de zorgplicht.

In het verleden gebruikten relatie- en accountmanagers van Meeùs ter voorbereiding op een gesprek papieren dossiers met daarin de polissen, actuele achtergrondinformatie over de klant en gespreksinformatie. Tijdens persoonlijke adviesgesprekken werd ook veel op papier handmatig vastgelegd; een tijdrovend en omslachtig proces.

Elke verzekeraar, en daarmee ook een broker zoals Meeùs, heeft een wettelijke zorgplicht om klanten goed te informeren over de risico’s die door de broker/verzekeraar zijn afgedekt of waarover een advies uitgebracht is. De informatie-uitwisseling met klanten moet volgens wet- en regelgeving goed gedocumenteerd zijn en de juiste onderwerpen behandelen in het kader van de zorgplicht. Dit is lastig met een proces waarin papier een rol speelt. Daarnaast moet ook het CRM-systeem handmatig gevuld worden met alle activiteiten die samenhangen met het bezoeken van klanten.

De nieuwe workflow

Meeùs gaat mee in de digitale transformatie en wilde het proces digitaliseren en vereenvoudigen. Na uitgebreide selectie koos Meeùs voor de oplossing van Xerox, omdat deze uitgebreide mogelijkheden en tevens een platform voor verdere digitalisering van arbeidsintensieve bedrijfsprocessen biedt. De hele oplossing is door Xerox geleverd en inmiddels met succes geïmplementeerd.

De nieuwe workflow verbindt binnen- en buitendienst van Meeùs waarbij de relatiemanager (verkoper binnendienst) het gesprek voorbereidt, de accountmanager het adviesgesprek voert en het verslag en de hieruit voortvloeiende vervolgacties volledig digitaal verwerkt. Op deze manier is informatie te allen tijde actueel en inzichtelijk, worden verslagen altijd volgens een standaard inhoud en opmaak aan de klant verstuurd en worden verslagen automatisch op een centrale plek opgeslagen die vanuit diverse systemen benaderbaar is.

“Accountmanagers hebben nu een gestandaardiseerde digitale leidraad voor hun adviesgesprekken die in lijn is met de compliance eisen zoals deze gesteld worden door de autoriteiten. Ze kunnen gebruikmaken van tekstsuggesties en kunnen letterlijk met één druk op de knop het verslag overdragen aan de binnendienst voor verdere verwerking en verzending aan de klant. Op de achtergrond wordt tegelijkertijd CRM volledig bijgewerkt, zonder tussenkomst van gebruikers. Op die combinatie van praktische toepasbaarheid, efficiency, compliance en technische integratie ben ik best trots”, aldus Ronald Gruben de verantwoordelijke Project Manager van Meeùs.

Stefan Jansen, workflow expert Xerox: “Dit platform is ook geschikt om andere arbeidsintensieve processen binnen de organisatie verder te automatiseren. Voorbeelden hiervan zijn contractbeheer, accounts payable & receivable, HR on- en offboarding, compliance management, papierloos vergaderen en alle andere document intensieve processen waarbij integratie met bedrijfsapplicaties belangrijk is.”

Over Meeùs

Meeùs behoort tot de top 3 onafhankelijke tussenpersonen in Nederland en zij adviseren over risico’s en bemiddelen in pensioenen, hypotheken en zakelijke verzekeringen. Meeùs is onderdeel van Aon. Ze adviseren klanten over hoe ze goed om kunnen gaan met risico’s, bieden daar oplossingen voor, komen op voor de financiële belangen van hun klanten en nemen zorgen uit handen. De kern de dienstverlening is persoonlijk contact en professioneel, betrokken maatadvies. Dit persoonlijk contact bestaat onder andere uit adviesgesprekken op locatie bij de zakelijke klanten.

 

XXX

 

Over Xerox
Xerox is een technologiebedrijf van $11 miljard, een marktleider die door innovaties de wereld helpt te communiceren, verbinden en werken. Onze expertise doet er nu meer dan ooit toe, omdat klanten op zoek zijn naar verbeteringen in productiviteit en klanttevredenheid en het verhogen van winstgevendheid. We doen dit voor bedrijven van klein tot groot, MKB, grote corporate ondernemingen, overheden, grafimediabedrijven en marcom dienstverleners, en tevens voor onze partners die hun klanten bedienen. We begrijpen wat de kern van hun werk is – en alle vormen die dit kan aannemen. We omarmen de complexe wereld van papier en digitaal. Kantoor en onderweg. Persoonlijk en sociaal. Elke dag over de hele wereld – in meer dan 160 landen – navigeren onze technologie, software en mensen succesvol tussen deze kruisingen. We automatiseren, personaliseren, verpakken, analyseren en beveiligen informatie zodat onze klanten op versnelde wijze verder kunnen komen. Voor meer informatie bezoek ons op www.xerox.nl.