Een bepaalde boodschap overbrengen aan klanten of collega’s…dat kan uitdagend zijn. Mensen zijn tegenwoordig eerder afgeleid dan vroeger, omdat ze elke dag grote hoeveelheden informatie op zich afgevuurd krijgen. Hoe valt u dan op met jouw boodschap? Daarom is het best interessant om eens na te denken over het onderwerp communicatie. 6 bruikbare tips hebben we alvast voor u uitgewerkt:
1: Communiceer persoonlijk
Stel dat u zelf op bezoek gaat bij een leverancier: “Voor wie komt u?” wordt er gevraagd door een vriendelijke receptioniste. Toch klinkt en voelt het wat onpersoonlijk. Klanten zullen zich eerder welkom voelen als zij hun naam al op een digitaal scherm zien staan. Wellicht zelfs voorzien van een persoonlijk bericht van degene waarmee zij een afspraak hebben. De eerste indruk is goed…
2: Gebruik momenten waarop bezoekers wachten
Een bezoeker gaat zitten naast de receptiebalie en wordt gevraagd even te wachten totdat hij verder wordt geholpen of wordt opgehaald. Dit is het ideale moment waarop informatie gedeeld kan worden over uw bedrijf. Iets wat leuk, leerzaam of interessant is om naar te kijken. Kunnen uw klanten iets van uw bedrijf of mensen zien op een videowall? Bij veel wachtmomenten krijgen bezoekers helaas alleen een kop koffie of thee. Ze kijken tijdens het wachten alleen maar op hun smartphone. Kijken zijn ze al gewend, gebruik daarom elk wachtmoment.
3: Deel informatie via het display van de MFP
Een MFP (multifunctionele printer) is feitelijk een computer met bijzondere outputmogelijkheden die verbonden is met het bedrijfsnetwerk. Dankzij de unieke ConnectKey technologie kunnen op elke Xerox MFP apps draaien die informatie op het display tonen. U kunt zelfs een complete workflow overnemen. Zo kan de Xerox Vertaal app een document vertalen en het resultaat in de oorspronkelijke opmaak zetten. De vertaling vindt plaats in de cloud van Xerox en is mogelijk voor alle gangbare talen. Over communicatie gesproken! Elke medewerker of gastgebruiker van de printer kan ervan profiteren.
4: Zorg voor beleving en inspiratie
Gelukkig komen klanten weer bij u op bezoek. Ze nemen bijvoorbeeld deel aan een workshop of evenement, of u zit één op één met hen in een vergaderruimte. De collega die vanaf een verre locatie had moeten komen, maar niet in de file wilde staan, kan gelukkig online deelnemen. Zorg voor kwalitatief goede en aansprekende beelden in uw presentatie en besteed voldoende aandacht aan het geluid. Optimaal beeld en geluid dragen in hoge mate bij aan de beleving en overtuigen uw publiek.
5: Maak foto’s
Natuurlijk vraagt u eerst of klanten/bezoekers dat goed vinden. U houdt rekening met hun privacy. Op een later moment kunt u iets wat jullie samen beleefd hebben als beeldmateriaal toevoegen, denk bijvoorbeeld aan een offerte. Beelden zorgen ervoor dat het positieve gevoel over jouw bedrijf weer op de voorgrond komt. Opnieuw voelt de communicatie persoonlijk, wat de kans op succes groter maakt.
6: Wees kleurrijk en duidelijk
Klantcommunicatie wordt versterkt door kleur te gebruiken in geprinte offertes op hoogwaardig papier, uniforme templates te gebruiken die uw merk uitstralen en beeldmateriaal toe te voegen. Het maken van een management summary helpt ook. Veel van wat u met klanten communiceert kunt u standaardiseren, zodat de boodschap naar klanten nog duidelijker is. Kleurrijk en duidelijk bent u natuurlijk ook richting uw collega’s.
Hoe staat het ervoor met uw (klant)communicatie?
Offline communicatie, zoals aantrekkelijk geprinte documenten daar helpen we graag bij. Maar ook voor online, of digitale, communicatie kunt u bij onze Xerox Business Centers (XBC’s) terecht.
Neem contact met ons op als u het gevoel hebt dat communicatie meer aandacht nodig heeft in uw businessplan voor 2023.
